Politique de confidentialité

Conformément aux obligations applicables en matière de protection des renseignements personnels au Québec, EQCO désigne une personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Toute question concernant la présente politique ou le traitement de vos renseignements personnels peut être transmise à cette personne.

EQCO peut recueillir certains renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site web, remplissez un formulaire, achetez un billet, demandez de l'information, devenez partenaire, vous inscrivez à une infolettre ou communiquez avec notre équipe.

Les renseignements recueillis peuvent inclure notamment :

• —votre prénom et votre nom;
• —votre adresse courriel;
• —votre numéro de téléphone;
• —le nom de votre entreprise ou organisation;
• —votre titre ou fonction professionnelle;
• —vos préférences de communication;
• —les renseignements transmis dans un formulaire de contact ou de demande de partenariat;
• —les renseignements liés à votre participation à l'événement;
• —les renseignements nécessaires au traitement d'une transaction, d'une inscription ou d'une demande;
• —certaines données techniques liées à votre navigation sur notre site web.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins identifiées dans la présente politique.

Les renseignements personnels recueillis par EQCO peuvent être utilisés aux fins suivantes :

• —répondre à vos demandes d'information;
• —traiter les demandes de partenariat ou de commandite;
• —gérer les inscriptions, billets, accès, listes d'invités et communications liées à l'événement;
• —communiquer avec les participants, partenaires, commanditaires, fournisseurs et collaborateurs;
• —transmettre des informations importantes concernant EQCO;
• —envoyer des infolettres, invitations ou communications promotionnelles, lorsque vous y avez consenti ou lorsque la loi le permet;
• —améliorer notre site web, nos communications et l'expérience des visiteurs;
• —préparer des suivis commerciaux ou relationnels avec des entreprises intéressées;
• —assurer la sécurité, la prévention de la fraude et la gestion administrative de l'événement;
• —respecter nos obligations légales, fiscales, contractuelles ou réglementaires.

EQCO recueille, utilise et communique vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf lorsque la loi permet ou exige autrement.

Votre consentement peut être donné notamment lorsque vous :

• —remplissez un formulaire sur notre site web;
• —vous inscrivez à une infolettre;
• —demandez de l'information;
• —achetez ou réservez un billet;
• —devenez partenaire ou commanditaire;
• —communiquez volontairement avec notre équipe.

Vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations de vos renseignements personnels, notamment pour les communications marketing, en nous contactant ou en utilisant le lien de désabonnement prévu dans nos communications, lorsque disponible.

EQCO ne vend pas vos renseignements personnels.

Toutefois, certains renseignements peuvent être communiqués à des fournisseurs ou partenaires de services lorsque cela est nécessaire pour assurer le fonctionnement du site web, la gestion de l'événement ou la livraison de nos services.

Ces tiers peuvent inclure notamment :

• —des plateformes de billetterie;
• —des fournisseurs de paiement;
• —des outils d'infolettre ou de gestion de contacts;
• —des fournisseurs d'hébergement web;
• —des outils d'analyse de trafic web;
• —des fournisseurs technologiques ou administratifs;
• —des collaborateurs impliqués dans l'organisation de l'événement.

Ces fournisseurs doivent utiliser les renseignements uniquement aux fins prévues et prendre des mesures raisonnables pour les protéger.

Le site web d'EQCO peut utiliser des témoins de navigation, aussi appelés cookies, ainsi que des outils d'analyse ou de suivi afin de comprendre l'utilisation du site, améliorer l'expérience utilisateur, mesurer la performance de nos campagnes et adapter certaines communications.

Ces technologies peuvent recueillir des renseignements tels que :

• —l'adresse IP;
• —le type d'appareil utilisé;
• —le navigateur;
• —les pages consultées;
• —la durée de la visite;
• —la provenance du trafic;
• —les interactions avec certaines pages ou formulaires.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser ou supprimer certains témoins. Certaines fonctionnalités du site pourraient toutefois être limitées.

Lorsque requis, EQCO demandera votre consentement avant d'utiliser des témoins non essentiels.

EQCO conserve les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour respecter ses obligations légales, fiscales, contractuelles ou administratives.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont supprimés, anonymisés ou archivés de façon sécuritaire, selon les pratiques applicables.

EQCO prend des mesures raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, l'utilisation abusive, la communication non autorisée ou la modification.

Ces mesures peuvent inclure notamment :

• —l'utilisation d'outils sécurisés;
• —la limitation de l'accès aux renseignements aux personnes autorisées;
• —la protection des comptes et plateformes utilisées;
• —l'utilisation de fournisseurs reconnus;
• —la sensibilisation des personnes ayant accès aux renseignements personnels.

Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n'est toutefois entièrement sécuritaire. EQCO ne peut donc garantir une sécurité absolue.

Lorsque vous nous transmettez une demande par courriel, formulaire ou autre moyen électronique, nous pouvons utiliser vos coordonnées pour vous répondre et assurer un suivi. La correspondance électronique est traitée avec des mesures de confidentialité raisonnables, selon la nature des renseignements transmis.

Le site web d'EQCO peut contenir des liens vers des sites externes, notamment des plateformes de billetterie, de paiement, de partenaires, de commanditaires, de médias sociaux ou de fournisseurs. EQCO n'est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites externes. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité respectives avant de leur transmettre des renseignements personnels.

Sous réserve des limites prévues par la loi, vous pouvez demander :

• —l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• —la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• —le retrait de votre consentement à certaines utilisations;
• —la suppression de certains renseignements, lorsque possible;
• —des informations sur l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels.

Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels indiqué à la section 1. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

Dans le cadre de l'organisation d'EQCO, certains renseignements peuvent être nécessaires pour gérer les listes d'invités, les billets, les accès VIP, les communications aux participants, les besoins logistiques, les suivis de partenariat et les activations de commanditaires. Ces renseignements sont utilisés uniquement dans le cadre de la gestion, de la promotion, de l'organisation et du suivi de l'événement.

EQCO peut effectuer ou mandater la captation de photos, vidéos et contenus audiovisuels pendant ses événements. Ces contenus peuvent être utilisés à des fins promotionnelles, corporatives, médiatiques, publicitaires ou rétrospectives, notamment sur le site web, les médias sociaux, les infolettres, les présentations, les documents de commandite et les communications publiques d'EQCO.

Lorsqu'une personne participe à un événement EQCO, elle reconnaît que des images générales de l'événement peuvent être captées. Lorsque requis, EQCO peut demander des consentements spécifiques pour certains contenus plus personnalisés, entrevues, témoignages ou utilisations particulières.

Le site web et les événements EQCO s'adressent principalement à une clientèle professionnelle et corporative. EQCO ne cherche pas volontairement à recueillir des renseignements personnels auprès de mineurs.

Si nous apprenons que des renseignements personnels d'un mineur ont été recueillis sans consentement approprié, nous prendrons les mesures raisonnables pour les supprimer.

EQCO peut modifier la présente politique de confidentialité afin de refléter des changements dans ses pratiques, ses outils technologiques, ses obligations légales ou ses activités. La date de mise à jour indiquée au haut de la politique permet d'identifier la version la plus récente.